Las horas extra pueden ser una herramienta eficaz para que el patrono atienda las necesidades operativas e imprevistos que puedan surgir, sin comprometer la continuidad ni la productividad de la empresa. No obstante, su aplicación fuera del marco legal o de manera abusiva puede generar conflictos laborales, sanciones económicas y un deterioro significativo de la imagen empresarial. Por eso, es esencial que el patrono conozca, respete y aplique cuidadosamente las disposiciones que regulan las horas extra, asegurando así un entorno laboral justo, eficiente y conforme a derecho.
¿Qué son las horas extra según la legislación costarricense?
El artículo 139 del Código de Trabajo establece que toda labor que se realice fuera de los límites fijados en los artículos 135 y 136 del mismo cuerpo normativo para la jornada ordinaria, constituyen una jornada extraordinaria. En igual sentido se dispone en el artículo 58 de la Constitución Política. Por ende, este pago adicional no es opcional ni negociable.
Guía Legal para el manejo de las horas extras:
A continuación, se desarrollan las principales consideraciones, cuidados y obligaciones en relación con las horas extras:
a) El pago de horas extra mediante compensación, sea con tiempo libre o algún otro mecanismo distinto a la remuneración dineraria, no constituye una retribución conforme a derecho, con independencia de que haya sido o no objetada por el trabajador.
b) En principio, las horas extras no son obligatorias. El patrono no puede imponerlas de forma unilateral, ni el trabajador está obligado a aceptarlas. Para que sean válidas y remuneradas, debe existir un acuerdo previo entre ambas partes. Solo en casos excepcionales como fuerza mayor o riesgo inminente, el patrono puede requerirlas sin consentimiento. Aunque la Sala Segunda ha reconocido un “deber de colaboración” del trabajador, esto no elimina la necesidad de justificación y proporcionalidad en la solicitud de horas extra.
c) La jornada laboral total no puede exceder las 12 horas diarias, sumando jornada ordinaria y extraordinaria. Solo en casos excepcionales como siniestros o riesgos inminentes que amenacen a personas, instalaciones, maquinaria, cultivos o productos se permite superar ese límite, siempre que no sea posible suspender labores ni sustituir al personal sin causar perjuicio evidente.
d) En trabajos peligrosos o insalubres, está prohibido realizar horas extra debido al riesgo que representa para la salud del trabajador. La declaratoria de insalubridad o peligrosidad solo puede ser determinada por el Consejo de Salud Ocupacional del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
e) No se consideran horas extraordinarias aquellas que el trabajador dedica a corregir errores que él mismo cometió durante su jornada ordinaria. Esto significa que, si el trabajador se queda más tiempo para subsanar fallas imputables únicamente a él, no tiene derecho al pago adicional por ese tiempo.
f) El patrono está legalmente obligado a llevar un registro exacto y verificable de las horas trabajadas. Este control debe reflejarse en las planillas y comprobantes de pago, diferenciando claramente entre horas ordinarias y extraordinarias. Omitir este registro no solo incumple la ley, sino que expone al patrono a sanciones del Ministerio de Trabajo y facilita reclamos judiciales por parte del trabajador.
g) El pago por horas extra debe calcularse sobre el salario real del trabajador, que deberá ser siempre igual o superior al salario mínimo (en jornadas parciales en proporción al mismo), si este percibe más. Asimismo, debe considerarse el salario que tiene el trabajador para el momento en que se trabajan dichas horas extras. El incumplimiento en el pago correcto puede generar intereses moratorios, multas y daños reputacionales.
h) La Sala Segunda ha establecido que la carga de la prueba en casos de horas extra varía según la naturaleza de la situación. Cuando se trata de situaciones excepcionales, el trabajador debe demostrar que las horas fueron efectivamente laboradas. En cambio, si las horas extra son habituales o sistemáticas, la responsabilidad de probar su cumplimiento recae sobre el patrono, quien tiene el deber y los medios para llevar un registro preciso de la jornada laboral.
i) Si el trabajador permanece en el centro de trabajo realizando actividades ajenas a sus funciones, no tiene derecho al pago adicional por ese tiempo. Solo se remunera el tiempo efectivamente dedicado a labores propias del puesto, dentro o fuera de la jornada ordinaria.
Buenas prácticas para el manejo de horas extras:
Además del cumplimiento legal y consideraciones a tomar en cuenta sobre los puntos anteriormente detallados, se recomienda:
- Planificar turnos con antelación para evitar recurrir constantemente a horas extra.
- Capacitar al personal administrativo en legislación laboral y manejo de planillas.
- Fomentar la transparencia en la comunicación con los trabajadores sobre sus horarios y pagos, (incluyendo el diseño y contenido del comprobante o boleta que se les entrega).
- Diseñar un procedimiento interno de autorización, y convalidación para el pago de horas extras.
Gestionar correctamente las horas extra no solo evita sanciones y conflictos, sino que resguarda la reputación de la empresa, y garantiza la sostenibilidad operativa.